De receptionist(e) is in veel gevallen het contactuele naamkaartje van je onderneming. Het eerste aanspreekpunt voor veel klanten & relaties. Idealiter heeft een bedrijf een klantgerichte, representatieve receptionist die communicatief vaardig is en goede luistervaardigheden bezit. Uitbesteding van zulke taken is de zakenwereld tegenwoordig niet vreemd, steeds meer bedrijven kiezen ervoor om een receptionist van buiten aan te nemen voor dit cruciale werk.
Welke voordelen biedt het en welke waarde voegt het toe? Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste redenen waardoor bedrijven van elke omvang buiten hun bedrijf kijken voor hun receptionist.
1. Receptie uitbesteden = Receptie verbeteren
Een goede receptionist verzorgd de interacties tussen klanten en vertegenwoordigers. Idealiter worden jouw klanten te woord gestaan door een getrainde specialist die werkt vanuit een opvatting dat sterke klantrelaties beginnen bij goed verzorgd contact. De meeste bedrijven erkennen de waarde van een sterke receptioniste, en besteden deze steeds vaker uit aan vakmensen.
Wanneer je het behouden van contact met jouw klanten en relaties besteed aan specialisten, ervaar je zelf meer tijd om te focussen op hetgeen waar jouw specialisatie ligt. Zo ben je altijd bereikbaar terwijl jij je kunt focussen op waar jij echt goed in bent, lever je de beste diensten/producten en krijgen je klanten alle tijd & aandacht die zij vereisen.
2. Het uitbesteden van je receptie elimineert onnodig hoge kosten
Sommigen denken dat het uitbesteden van receptionele diensten duurder is dan in-house werknemers, maar het tegenovergestelde is waar. Het vinden van een volledig gevormd team van getrainde professionals kost veel minder dan het opbouwen van een eigen receptieteam vanaf het begin. Een intern receptieteam kan duur worden zodra je de trainingen, apparatuur, software en salarissen van werknemers berekent.
Outsourcing scheelt dus aanzienlijk in kosten. Toch mag kostenbesparing niet het enige motief zijn om de klantenservice uit te besteden. Elk bedrijf moet de kwaliteit van de dienstverlening hoog in het vaandel hebben. Elke onzorgvuldigheid of incompetentie kan al snel leiden tot verlies van klanten.
Doe daarom bij het kiezen van een klantcontact specialist het onderzoek, de analyse en lees de recensies en getuigenissen.
3. Expertise is een bijkomstigheid van uitbesteding
Klantenservice vereist vaardigheden en kennis. Er zijn veel geschikte methoden, praktijken en technieken die alleen een getrainde receptiemedewerker kent. Uitbesteding aan een dergelijke organisatie geeft toegang tot een team van getrainde, bekwame call agents die jouw bedrijf kunnen vertegenwoordigen.
Op het moment dat de receptie van jouw organisatie gespecialiseerd is door uitbesteding, heb je meer ruimte om weer te focussen op jouw eigen specialisatie en kerntaken. Een win-win.
Ook je resource-management verbetert aanzienlijk. Hoe groot, bekwaam of proactief je receptieteam ook is, het blijft een kunst om iedere klantenservice kwestie te beheersen.
Door de receptie uit te besteden aan een hoogwaardige externe groep, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat dit essentiële onderdeel van het bedrijf de juiste management- en ondersteuningsstructuur heeft. Het helpt bij het omgaan met zowel kleine als grotere problemen.
4. Het bespaart kostbare tijd
Time-management is direct gerelateerd aan de prestaties en voortgang van een bedrijf. Tijd besteden aan verantwoordelijkheden zoals het inwerken en opleiden van nieuwe medewerkers is overbodig wanneer je ervoor kiest om de klantenservice uit te besteden.
Studies tonen aan dat een gemiddeld bedrijf met een intern receptieteam bijna 50% minder efficiënt is dan bedrijven die besluiten uit te besteden. Wanneer je een externe partij inhuurt voor receptionele werkzaamheden, zal er altijd iemand zijn om elke klant te helpen met wat ze nodig hebben.
Klantcontact specialisten beschikken over de benodigde middelen om hoge belvolumes te beheren. Ze kunnen ontzorgen door beheer over te nemen van je inbox, reacties op sociale media, inkomende oproepen en meer.
Het uitbesteden van de receptie is een perfecte gelegenheid om een deel van de werklasten uit de interne bedrijfsvoering te halen. Het beheren van de receptie kan lastig en tijdrovend zijn. Samenwerken met een competent en betrouwbaar receptieteam kan zo van onschatbare waarde zijn.
5. Outsourcing zorgt voor meer flexibiliteit
Een van de geweldige dingen van uitbestede receptie teams is dat ze extra diensten, aanpasbare schema’s en andere vaardigheden bieden die verder gaan dan wat interne teams aankunnen.
Als een bedrijf slechts op spitsuren of feestdagen service of meer klantenservice nodig heeft, kan het ervoor kiezen om situationeel door te schakelen. Groeit het bedrijf in een korte periode en is er gedurende ieder kantooruur hulp nodig, dan kan een extern team heel gemakkelijk de service opschalen. Outsourcing is voor veel situaties het juiste antwoord. Getrainde externe receptie teams stemmen hun service precies af op de behoeften van de klant. Zo staat de dienst altijd in verhouding met de kosten.
6. Verhoog je omzet door de receptie uit te besteden
Klanten worden veeleisender als het gaat om het soort service dat ze nodig hebben.
Veel klanten verlangen ernaar te geloven dat het hele bedrijf ernaar streeft om aan hun behoeften te voldoen. Als ze dit soort aandacht niet hebben, zullen ze waarschijnlijk de bedrijven van concurrenten zoeken en met hen gaan samenwerken. Een uitbestede receptie heeft de benodigde expertise en ervaring in het dagelijks beheren van klanten.
Het is bewezen dat tevreden klanten die tevreden zijn met de klantenservice van een organisatie, waarschijnlijk meer uitgeven en premium producten kopen. Tevreden klanten zijn tenslotte kopende klanten.
7. Ondersteuning voor meerdere kanalen verkrijgen
Het uitbesteden van de receptie biedt meestal toegang tot ondersteuning via meerdere kanalen. Stel bovendien dat de klanten via alle toegankelijke communicatiekanalen werken – telefoontjes, e-mails, live chat, sms-berichten, sociale media, enz. Zij willen doorgaans contact op kunnen nemen met via het medium dat hen op dat moment het best schikt. Een breed uitgeruste contact service is dus een pré om klanten echt te binden.
Outsourcing is kortom de meest betrouwbare manier om gemakkelijk, efficiënt en professioneel te reageren op vragen en verzoeken van klanten en relaties.
Heb je een betrouwbare outsourcing partner nodig?
Nu hebben we de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van een receptie genoemd. De volgende stap voor je is het vinden van een outsourcing bedrijf met een goede reputatie en de onmiskenbare klantenservice vaardigheden om jouw klanten te binden en te behouden.
Bij een vrijblijvend kennismakingsgesprek kijken wij graag samen naar hoe jouw bedrijf vooruit kan gaan op een externe receptionist.
